Thị trường tuyển dụng trong thời đại công nghệ 4.0 đang có sự cạnh tranh khốc liệt. Mức độ tiếp cận thông tin nhanh chóng, các doanh nghiệp và ứng viên có thể dễ dàng tìm thấy nhau, là những lý do khiến “cuộc đua” tìm kiếm nhân tài giữa các doanh nghiệp ngày càng căng thẳng. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn phải thay đổi, cải thiện để tạo ra sự khác biệt cho chính mình trong thị trường tuyển dụng để có thể thu hút các ứng viên tiềm năng.

Một trong những yếu tố hàng đầu để giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm và chinh phục các ứng viên tài năng, phù hợp với doanh nghiệp chính là “Nâng cao trải nghiệm ứng viên” (Candidate experience). Đây cũng là một trong những bước để xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm Ứng viên là gì?

“Trải nghiệm ứng viên” được xem là những cảm xúc mà ứng viên có được khi tham gia vào quá trình ứng tuyển tại một doanh nghiệp. Tuỳ theo định nghĩa của mỗi công ty, mà khái niệm Trải nghiệm ứng viên có thể bao gồm từ việc làm thương hiệu tuyển dụng, đến đăng tin tuyển dụng, và kết thúc ở giai đoạn ứng viên hoàn thành thời gian thử việc; Hoặc có Công ty thì sẽ kết thúc ở ngày đầu tiên ứng viên đến nhận việc.

Điều này được xem là quan trọng nhưng lại có không nhiều doanh nghiệp chú trọng đến vấn đề này. Khi ứng viên có được những trải nghiệm tốt, sẽ tăng khả năng đồng ý làm việc của họ tại doanh nghiệp của bạn, hoặc có thể ứng tuyển lại những vị trí khác khi có cơ hội. Tuy nhiên, nếu trải nghiệm của ứng viên không tốt thì có thể uy tín của doanh nghiệp bạn bị ảnh hưởng, thậm chí, thời buổi mạng xã hội lên ngôi, thì việc làm mất thêm nhiều ứng viên của doanh nghiệp bạn cũng sẽ xảy ra.

“Nâng cao trải nghiệm của ứng viên” được đánh giá là một trong những cách ít tốn kém nhất để xây dựng thương hiệu tuyển dụng hiệu quả. Vậy làm sao để có thể nâng cao trải nghiệm của ứng viên?

Bên cạnh đó, với thời buổi ngày nay, sự tiện lợi, nhanh chóng là cần thiết cho tất cả mọi người thì các ứng viên cũng mong muốn rằng, bằng những bước đơn giản thì họ vẫn có thể gửi thông tin, hồ sơ của họ đến với doanh nghiệp. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên đơn giản hóa quá trình ứng tuyển cho ứng viên của mình. Áp dụng công nghệ trong quy trình ứng tuyển là một trong những cách để quá trình tuyển dụng đơn giản hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng:

• Sử dụng trang tuyển dụng trên trang web của doanh nghiệp để các ứng viên có thể theo dõi về các vị trí đang mở của doanh nghiệp bạn. Tab “tuyển dụng” trên trang web cần được thiết kế ở vị trí dễ thấy. Ngoài ra, nhà tuyển dụng nên đăng tuyển việc làm trên các trang web tìm việc để tăng mức độ tiếp cận của ứng viên với công việc.

• Hạn chế thông tin bắt buộc khi ứng viên điền form hoặc gửi mail ứng tuyển. Hồ sơ ứng tuyển chỉ cần đảm bảo những thông tin cơ bản như: họ và tên, cách thức liên lạc với ứng viên và CV/ Portfolio.

• Nếu các ứng viên cần đăng nhập để nộp hồ sơ hay điền link ứng tuyển, nhà tuyển dụng không nên bắt các ứng viên phải điền mật khẩu quá dài hay phải tạo tài khoản mới. Trải nghiệm của ứng viên sẽ được nâng cao với một bước bấm “Đăng nhập” bằng tài khoản Facebook, hay Google và có thể đăng ký được bằng điện thoại.

Là một người mới đang tìm hiểu về công việc tuyển dụng, bạn không cần phải hiểu quá cao siêu để tránh bị rối. Để nâng cao trải nghiệm ứng viên thì nguyên tắc đầu tiên đơn giản nhất là bạn hãy đặt mình vào vị trí ứng viên, bạn mong muốn gì khi tìm hiểu và phỏng vấn ở một Công ty nào đó.

Thị trường lao động hiện nay cạnh tranh khốc liệt hơn với sự tham gia của các công ty nước ngoài, các start up...nên ứng viên có nhiều hơn sự lựa chọn cơ hội việc làm so với trước đây. Đồng thời, với sự gia nhập của Gen Z vào thì trường lao động đã ít nhiều thay đổi định nghĩa về việc làm công ăn lương, về khái niệm công việc ổn định. Cho nên, các Công ty đã bắt đầu chú trọng hơn để nâng cao trải nghiệm ứng viên nhằm thu hút được những tài năng về đầu quân cho công ty mình. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong chuyên đề “Trải nghiệm Ứng viên” ngày hôm nay bạn nhé!

TẠI SAO CÁC CÔNG TY BẮT ĐẦU QUAN TÂM ĐẾN TRẢI NGHIỆM ỨNG VIÊN (CANDIDATE EXPERIENCE)?

Hiện nay trên thị trường dường như không còn sử dụng nhiều khái niệm "xin việc", quan hệ giữa người tìm việc và doanh nghiệp là ngang bằng và win-win. Đồng thời, khi thế hệ Z (gen Z) đã bắt đầu gia nhập thị trường lao động, cũng như có nhiều hơn các công ty cạnh tranh trong cùng một nghành nghề cũng là nguyên nhân khiến các công ty phải cạnh tranh sòng phẳng với nhau để thu hút được người tài.

Đặc biệt là một số lĩnh vực khát nhân lực như lập trình, phần mềm, trí tuệ nhân tạo (AI)...Việc thu hút và giữ chân được các ứng viên này trở thành yêu cầu bắt buộc trong nền kinh tế số hiện tại. Thương mại điện tử phát triển, các ứng dụng trên smart phone, nhà nhà đều số hoá doanh nghiệp.

Và gần như tất cả các nghành nghề khác cũng đang bắt đầu theo xu hướng này, người lao động có nhiều lựa chọn kiếm tiền như: KOL, KOC, Youtuber, Tiktoker, Blogger, hay làm tự do như chạy Grab, Shipper...Chứ không chỉ duy nhất con đường đi làm toàn thời gian (Fulltime) như trước kia. Điều này cũng ít nhiều làm giảm đi đáng kể lực lượng lao động ở nhiều nghành nghề.

Thực tế điều này đang diễn ra, và các Công ty cũng bắt đầu đối diện với nó và học cách thích nghi khi nhiều tháng không thể tuyển được lao động, nhất là các khu công nghiệp, các doanh nghiệp sử dụng lao động số lượng lớn với mức lương trung bình hoặc yêu cầu công việc khó khăn hơn như làm ca, làm đêm, tăng ca, nghề nặng nhọc độc hại...

Đây chỉ là một trong những lý do mà dù muốn hay không thì các Công ty đều đã và đang thay đổi tư duy của mình về người lao động. Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) là một trong những cách để thu hút người lao động đến với doanh nghiệp và xa hơn là gắn bó, phát triển và cống hiến tại tổ chức.

Bên cạnh đó, việc tuyển được người lao động phù hợp và có năng lực sẽ giúp tối giản chi phí và ổn định sản xuất, tăng năng suất lao động. Cho nên, Trải nghiệm ứng viên sẽ sớm được nhân rộng không chỉ ở các Công ty đa quốc gia mà cả Công ty gia đình, Công ty nhà nước hoặc có yếu tố nhà nước cũng phải thay đổi theo để không bị đào thải.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ NÂNG CAO TRẢI NGHIỆM ỨNG VIÊN (CANDIDATE EXPERIENCE)?

Là một người mới đang tìm hiểu về công việc tuyển dụng, bạn không cần phải hiểu quá cao siêu để tránh bị rối. Để nâng cao trải nghiệm ứng viên thì nguyên tắc đầu tiên đơn giản nhất là bạn hãy đặt mình vào vị trí ứng viên, bạn mong muốn gì khi tìm hiểu và phỏng vấn ở một Công ty nào đó. Tiếp theo, mình sẽ rà soát lại từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng và tối ưu nó để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên. Bạn có thể tham khảo các gợi ý bên dưới nhé! Thông tin này không thể đầy đủ và chi tiết hết, mà tuỳ thực tế khi đi làm và tiếp cận vào công việc cụ thể để bạn có thể mở rộng thêm các kiến thức, kỹ năng khi áp dụng.

Thông tin tuyển dụng: Lướt sơ một vài thông tin tuyển dụng, bao gồm cả của các Công ty lớn đăng trên các website việc làm nổi tiếng như careerbuilder, vietnamworks, linkedin...mình vẫn thường gặp khó khăn khi không biết vị trí này sẽ làm việc ở địa chỉ cụ thể nào. Mình ví dụ, thông tin đăng tuyển dụng chỉ có thể biết sẽ làm ở Hà Nội, nhưng như vậy thì rộng lắm và không cụ thể.

Nhiều nhà tuyển dụng hay có suy nghĩ kiểu chưa biết có đậu hay không mà đã lo hỏi địa chỉ này nọ, đi làm phải chịu khó chứ. Cá nhân cũng là người làm tuyển dụng, mình không đồng ý với suy nghĩ này. Đặc biệt theo một khảo sát mới nhất 6 tháng đầu năm 2023, thì vị trí làm việc rất quan trọng để một nhân viên quyết định có thể gắn bó lâu dài hay không; Khi ứng viên biết trước họ sẽ dễ dàng cân nhắc hơn, và nếu chấp nhận đi làm xa họ sẽ có sự sắp xếp phù hợp.

Đây là một ví dụ về việc giảm trải nghiệm ứng viên khi họ xem thông tin tuyển dụng, nhưng không thể biết địa chỉ sẽ làm việc sau này. Hoặc có tin đăng còn không có website, thông tin công ty sơ xài cũng dễ bị ứng viên bỏ qua và không ứng tuyển.

Một ví dụ khác là đăng Mô tả công việc (JD) không giống với chi tiết công việc khi phỏng vấn hay nhận việc sau này. Mình biết có nhiều Công ty chưa chuẩn hoá phần này, và Sếp chỉ cho mấy gạch đầu dòng kêu tuyển đi nên cũng khá khó khăn cho bạn làm tuyển dụng. Hãy cố gắng lấy thêm các thông tin chi tiết mà bạn nghĩ ứng viên sẽ quan tâm và cần biết trước khi ứng tuyển để có thể tăng tính rõ ràng, minh bạch nhé!

Quy trình ứng tuyển: Nếu có thể, hãy ứng dụng công nghệ để giảm thiểu các thao tác thừa, làm cho trải nghiệm gửi CV ứng tuyển hay đăng ký của họ trở nên thuận tiện và dễ thực hiện nhất. Theo một khảo sát không chính thức, thì có đến gần 50% ứng viên bỏ ngang khi thấy việc gửi CV không thuận tiện hoặc quy trình quá phức tạp.

Vẫn còn nhiều Công ty yêu cầu đến phải điền 2-3 form theo kiểu cổ điển ngày xưa, dù những thông tin đó đã có trong CV của ứng viên. Hoặc nếu do quy trình Công ty như thế thì cũng nên tối ưu, ngắn gọn những mục cần thu thập lại mà thôi, đừng bắt họ ngồi viết như khai báo hay viết tường trình rất mất thời gian và không cần thiết.

Mình ví dụ thế này, nếu bạn tuyển lao động phổ thông thì form ứng tuyển phải thật đơn giản, có thể chỉ bao gồm 3 -5 trường thông tin để họ nhập vào; Vì đặc thù đối tượng ứng viên bạn nhắm đến rất dễ bỏ ngang nếu quá phức tạp. Và ngược lại, với các vị trí cần đính kèm CV thì có thể cho phép ứng viên nhúng trực tiếp profile từ Linkedin hoặc đính kèm file chỉ bằng 1 đến 2 thao tác.

Quy trình liên hệ: Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay lạm dụng quá đà các công cụ chat như zalo, facebook...Bạn có thể tận dụng nó để có những trao đổi nhanh với ứng viên, nhưng cần chốt lại bằng email mời phỏng vấn hoặc thư offer chứ không nên gửi qua chat. Trừ trường hợp ứng viên lao động phổ thông rất ít hoặc không sử dụng email thường xuyên.

Quy trình phỏng vấn: Rất nhiều ứng viên phàn nàn về việc có nhiều hơn 3 vòng phỏng vấn, hoặc sự im lặng của nhà tuyển dụng sau khi đi phỏng vấn, hoặc thời gian chờ đợi quá lâu...Đó đều là những yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm ứng viên. Bạn nên nhớ rõ, dù ứng viên có phù hợp hay không thì đều cần mang đến cho họ trải nghiệm tốt nhất. Họ có thể vẫn là ứng viên tiềm năng sau này, hoặc giới thiệu ứng viên khác cho chúng ta, hoặc xấu nhất là họ có thể bốc phốt Công ty trên mạng xã hội vì những trải nghiệm quá tệ khi tham gia phỏng vấn tại Công ty.

Biết nói lời xin lỗi: Trong thực tế có thể sẽ có những tình huống phát sinh ngoài mong muốn do bạn quá bận hoặc có báo cáo đột xuất này nọ và quên thông báo đổi lịch phỏng vấn, hoặc ứng viên khi đến phải đợi quá lâu vì người phỏng vấn vòng 2 đang kẹt lịch thì hãy có một lời xin lỗi chân thành đến ứng viên, mình tin họ sẽ có thể thông cảm được. Ai cũng sẽ có lúc phát sinh, nhưng hãy hạn chế tối đa các sự quên này bạn nhé!

Điểm chạm cảm xúc: Một lời dặn dò ứng viên dưới email thư mời phỏng vấn như là hướng dẫn bãi gửi xe hơi khó tìm, hơi xa văn phòng và phải đi bộ để ứng viên lưu ý và không cảm thấy khó chịu khi phải vật lộn cả giờ đồng hồ mà vẫn không biết gửi xe ở đâu, hoặc họ không hình dung phải đi bộ hơn 5 phút mới đến Văn phòng...

Khâu tiếp đón tại địa điểm phỏng vấn: Khi ứng viên đến địa điểm phỏng vấn sớm thì Bộ phận Tuyển dụng cần chủ động đón tiếp chu đáo, nhớ dặn dò từ Bác Bảo vệ, Bạn Lễ tân để khâu đón tiếp ứng viên cảm nhận được sự ân cần, chu đáo nhất. Ứng viên được hướng dẫn ngồi đợi tại khu vực phòng chờ riêng để không bị ảnh hưởng các bộ phận đang làm việc xunh quanh, tránh những thông tin nội bộ không cần thiết. Khu vực ngồi chờ của Ứng viên cần dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ và trang nghiêm, nên là các khu vực Phòng họp lớn hoặc phòng họp nhỏ tuỳ từng đối tượng ứng viên tham gia phỏng vấn. Trong lúc ứng viên ngồi chờ, Bộ phận Tuyển dụng (HR) chủ động sắp xếp mời ứng viên uống nước, cung cấp pass wifi của Công ty hoặc các Tạp chí nội bộ giới thiệu về thành tựu, hình ảnh của Công ty. HR cần nhắc nhỏ các Nhân sự thuộc phòng ban khác tế nhị, tránh lớn tiếng và đi lại tại khu vực có ứng viên ngồi chờ tham gia phỏng vấn. Nhằm chuẩn bị tâm lý tốt cho ứng viên không bị lo lắng, hồi hộp để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn sắp diễn ra đạt kết quả tốt thì Nhân viên Tuyển dụng cần niềm nở, tinh tế và nên hỏi thăm ứng viên một số câu hỏi xã giao tạo sự thân thiện, cởi mở “Anh/Chị/Bạn có tìm địa điểm khó không? Bạn đi đến đây mất bao lâu? Bạn vui lòng chờ trong…phút nhé!..”

Mỗi ngày đi làm của bạn sẽ có những điều bạn nhận ra nó làm mình ít nhiều không hài lòng lắm, thì cũng hãy đặt mình vào cảm xúc ấy của ứng viên, mình tin bạn sẽ biến nó từ điểm yếu sang điểm chạm cảm xúc với ứng viên. Và có thể, cái lần đầu tiên ấy lại giữ chân họ rất lâu với Công ty đấy bạn ạ.

Ngoài các cách nâng cao trải nhiệm ứng viên nêu trên thì còn rất rất nhiều cách nữa mà bạn có thể xây dựng từ thực tế và đưa thành một quy trình hoặc hướng dẫn nội bộ. Lưu ý cần đảm bảo tính đồng nhất khi thực hiện và áp dụng. Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) không thể thành công nếu chỉ một mình Bộ phận Tuyển dụng làm được, mà cần sự phối hợp của các bộ phận/phòng ban khác và quán triệt từ cấp cao. Ví dụ đơn giản là ứng viên đến gặp ông Bảo vệ mà nói chuyện như Ông nội thì ứng viên đã cảm giác Công ty có vấn đề và muốn bỏ đi về rồi đúng không nào. Bạn cũng từng là Ứng viên, cho nên đừng nghĩ ứng viên dạo này sao "chảnh" quá vậy ta mà có lẽ là cần xem lại nội bộ nhà mình rồi.

Với giai đoạn này, các HR cần phải chú ý đến cách ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng, cách thức ứng tuyển nhanh chóng và hiệu quả để tiết kiệm thời gian cho ứng viên mà Công ty vẫn nhận được nhiều hồ sơ tuyển dụng nhất có thể.

Đây là giai đoạn tạo sự thuận lợi cho ứng viên. Để nâng cao trải nghiệm cho ứng viên, các HR cần phải chú ý đến quá trình giao tiếp, tiếp xúc với ứng viên nhiều hơn. Tất cả các tips để gây thiện cảm cho ứng viên thông qua quá trình tuyển dụng sẽ xuất hiện trong bài chia sẻ tiếp theo trong Group này.

Nguồn: Sưu tầm